Mentions légales et
Conditions générales de vente et d’utilisation

Mentions légales

Traxxeo SA – TVA BE0898.763.396 – Rue des Francs, 79, 1040, Bruxelles – traxxeo.com

Conditions générales de vente et d’utilisation

Les présentes conditions générales de vente ont pour objectif de fixer la procédure qui s’applique aux commandes de services effectuées par les clients auprès de la SA TRAXXEO.

1. Définitions

1.1. « MyLegalDocs » est la plateforme de gestion de données, alimentée par de l’intelligence artificielle, ainsi que de partage de dossiers légaux et administratifs entre entreprises développée par la société TRAXXEO sa.

1.2. « TRAXXEO » signifie TRAXXEO sa, ayant son siège social rue des Francs, 79 à B-1040 Bruxelles, enregistrée sous le numéro d’entreprise 0898.763.396.

1.3. La « Plateforme TRAXXEO » fait référence à une plate-forme IT, composée d’éléments logiciels, propriétés de TRAXXEO. Un droit d’accès payant à cette plateforme est donné au client dans le cadre de sa souscription afin de pouvoir utiliser un ou plusieurs logiciels développés et commercialisés par TRAXXEO. L’ensemble de la solution est hébergé par TRAXXEO (solution de type « SAAS » – Software as a service).

1.4. « MFRAME » est un logiciel permettant la gestion des présences et dossiers administratifs des hommes sur chantiers sur base de terminaux mobiles. La solution est intégrée à la plate-forme TRAXXEO.

2. Conditions applicables

Les présentes conditions générales sont applicables à l’exclusion de toutes autres conditions générales, en ce compris les conditions générales d’achat du client. Il ne pourra être dérogé aux présentes conditions générales que par des conditions spécifiques énoncées dans un document écrit séparé, portant la signature de personnes dûment habilitées à représenter TRAXXEO et le client.

3. Le service MyLegalDocs

3.1. La plateforme

La plateforme MyLegalDocs (ci-après dénommée « la Plateforme ») propose aux entreprises et à leurs salariés (ci-après dénommés « les Utilisateurs ») l’accès à un outil de gestion de la conformité des travailleurs sur chantiers.
La plateforme permet aux personnes morales (ci-après dénommées « Organisations ») d’établir et de maintenir les dossiers administratifs de leurs travailleurs afin d’assurer leur diffusion au sein du réseau MyLegalDocs.
En Belgique, la plateforme permet également de réaliser les CheckIn@Work des travailleurs.

3.2. Le prestataire de Services

L’entité propriétaire de la Plateforme MyLegalDocs est la société Traxxeo SA, dont le numéro TVA est BE 0898.763.396 dont le siège social est situé Rue des Francs, 79, 1040, Bruxelles. La Plateforme est commercialisée respectivement en Belgique, en France et au Luxembourg par Traxxeo SA et Traxxeo SARL, ensemble «le Prestataire».

4. Dispositions générales

4.1. Objet des conditions

L’utilisation du Service, par tout Utilisateur, est soumise aux présentes conditions et à notre Politique de confidentialité ainsi qu’à la souscription d’un Abonnement.

4.2. Acceptation

Toute personne physique qui accepte les présentes Conditions générales d’utilisation (ci-après « CGU ») au nom et pour le compte d’une personne morale reconnaît avoir le pouvoir d’agir au nom de cette dernière et de l’engager au titre des présentes.

4.3. Modification

Compte tenu du caractère innovant du Service couvert par les présentes Conditions, le Prestataire se réserve le droit de modifier les présentes Conditions à tout moment, notamment en raison de modifications du contexte juridique, d’évolutions techniques ou ultérieures, de lacunes des CGU, de modifications des conditions du marché ou pour toute autre raison équivalente, et dans le respect des droits des Utilisateurs. Toute modification des CGU sera communiquée à l’Utilisateur avant son entrée en vigueur, par e-mail ou directement sur la Plateforme. L’utilisation de la Plateforme à la suite des modifications entraîne la reconnaissance tacite des modifications proposées. Si l’Utilisateur s’oppose à ses modifications, il sera dans l’incapacité d’utiliser la Plateforme.

5. Utilisation du service

L’Utilisation du Service est soumise à la création d’un compte utilisateur. La Plateforme propose une offre d’abonnements (ci-après « Plan »). Vous devez souscrire à une offre payante pour utiliser certaines fonctionnalités telles que créer des personnes, des clients, des sous-traitants, envoyer des rappels sur les documents ou gérer les Utilisateurs de l’Organisation.

5.1. Utilisation des Services payants

Afin de bénéficier des fonctionnalités étendues de la Plateforme, l’Utilisateur doit souscrire un abonnement payant. L’Utilisateur a la possibilité de choisir entre différents Plans dont les conditions sont disponibles sur le site internet MyLegalDocs.

5.2. Données de l’Utilisateur

Notre Politique de confidentialité explique comment nous traitons vos données personnelles et protégeons votre vie privée dans le cadre de l’Utilisation du Service.

5.3. Réserves

Tout droit qui n’est pas expressément accordé à l’Utilisateur par les présentes demeure la propriété du Prestataire. L’utilisation du Service ne confère aucun droit de propriété intellectuelle sur le contenu de la Plateforme. L’autorisation d’utiliser la Plateforme dans les limites octroyées par les présentes conditions ne constitue pas une renonciation aux droits de propriété du Prestataire. Les droits relatifs aux contenus proposés appartiennent exclusivement au Prestataire. Les contenus ne peuvent être utilisés que dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme, telle que précisé dans les présentes conditions. De plus, les contenus proposés, textes, graphiques et photographies ne peuvent être traités, téléchargés, reproduits, loués, prêtés, loués, vendus, rendus accessibles au public ou distribués de toute autre manière sans le consentement explicite de TRAXXEO. En outre, l’Utilisateur n’a aucun droit sur la conception ou le développement d’une fonctionnalité spécifique sur la Plateforme. Le Prestataire se réserve le droit de modifier la Plateforme ou certaines fonctionnalités à sa seule discrétion avec effet pour l’avenir de les suspendre, tout ou en partie, définitivement ou temporairement.

6. Compte

L’Utilisateur peut accéder et utiliser le Service tel que mis à sa disposition, dans la mesure où il se conforme au présentes Conditions Générales de Vente et à la Loi.

6.1. Compte Utilisateur

Une fois son inscription complétée, le Prestataire fournira à l’Utilisateur des accès à la Plateforme, via un « compte utilisateur ». L’Utilisateur est ensuite tenu de rattacher son compte à une Organisation, ou en créer une si nécessaire. Une fois cette étape terminée, l’Utilisateur sera en mesure d’accéder au Service, dans les conditions de son abonnement.

6.2. Suspension et résiliation du compte

6.2.1. Résiliation par l’Utilisateur

L’utilisation des Services Payants est régie par un contrat à durée déterminée. L’Utilisateur est tenu au respect de la durée de son abonnement, sauf à prouver une faute du Prestataire dans l’exécution des présentes.

6.2.2. Résiliation par le Prestataire

Le Prestataire se réserve le droit de bloquer un compte ou de résilier un abonnement sans préavis, dans le cas où, un Utilisateur rattaché à cet abonnement venait à manquer à ses obligations ou s’il y avait des indications que des tiers ont un accès non autorisé à la Plateforme, via le compte identifié. Le Prestataire tiendra compte des intérêts légitimes de l’Utilisateur lorsqu’il décidera de bloquer ou non son compte. L’Utilisateur recevra une notification motivée de la suspension par le Prestataire, sauf à ce que ce dernier considère qu’une telle notification violerait la loi ou mettrait en danger les autres Utilisateurs ou le fonctionnement de la Plateforme

6.3. Conséquences de la résiliation

En cas de résiliation des droits d’accès à des fonctionnalités payantes, l’Utilisateur se verra priver desdites fonctionnalités. Tout Utilisateur ayant la conviction que son compte a été résilié par erreur peut communiquer avec le Prestataire pour contester cette décision.

Contact :
Email : support@traxxeo.com
Téléphone : +32 10 28 03 01

6.4. Connexion à la plateforme

Le compte de l’Utilisateur est protégé par un identifiant et un mot de passe (ci-après dénommés «données de connexion»), qui sont définis, par l’Utilisateur, lors de l’inscription.

6.5. Traitement des données de connexion

Afin de protéger son compte, l’Utilisateur est tenu de garder secrets ses identifiants à la Plateforme et de les protéger contre tout accès non autorisé par des tiers. Les données de connexion ne doivent pas être rendues accessibles ou transmises à des tiers. L’Utilisateur est seul responsable en cas de mauvaise utilisation. En cas de perte de données de connexion ou de suspicion qu’un tiers en a connaissance ou utilise le compte de l’Utilisateur, ce dernier est tenu d’informer immédiatement le Prestataire et de modifier ses données de connexion.

Contact :
Email : support@traxxeo.com
Téléphone : +32 10 28 03 01

7. Description du Service

7.1. Description des Services fournis

L’utilisation du Service et la gamme de fonctionnalités offertes aux Utilisateurs est basée sur le Plan ou le type d’abonnement activé.
L’utilisation sans restriction de la Plateforme permet à l’Utilisateur les points suivants :

• Gestion des dossiers administratifs des travailleurs
  • Gestion des référentiels (employés, sous- traitants)
  • Assistance légale à l’identification des documents requis par type de travailleur
  • Dépôt de documents en ligne et authentification
  • Reconnaissance automatique des documents A1, Limosa et carte d’identité
  • Vérification de l’employeur (n° de TVA)
  • Visualisation des documents
  • Alertes en cas d’expiration ou de manquement
• Partage des dossiers administratifs des travailleurs
  • Gestion du référentiel de clients
  • Diffusion des dossiers administratifs vers vos clients
  • Partage des statuts administratifs des travailleurs
  • Envoi sécurisé
  • Mode de partage manuel ou automatisé
  • Gestion administrative simplifiée pour vos clients
• Collecte des dossiers administratifs des sous-traitants
  • Gestion simplifiée des profils de vos sous-traitants et de leurs documents
  • Invitation de vos sous-traitants à partager leurs dossiers administratifs
• Checkin@work
  • Planification des Checkin@work de vos travailleurs sur chantier
  • Envoi des Checkin@work depuis le bureau ou sur chantier
• 1 accès à l’application mobile MFRAME
  • Visualisation des présences et du statut du personnel par chantier
  • Enregistrement ou suppression des Checkinatwork par chantier
  • Visualisation et modification des profils des travailleurs
  • Contrôle du personnel sur chantier

7.2. Vérification et contrôle de la qualité

Le Prestataire vérifie que les documents chargés et les données éditées indiquent que le travailleur est en ordre de validité sur base de son profil administratif. Le Prestataire prend les mesures suivantes à cette fin : • Vérification de la liste de documents chargés, du type de profil admin, de la date de validité des documents pour éditer un statut TRAXXEO « En ordre » ou « invalide ».

7.3. Alertes

Le Prestataire propose la mise en place d’un système d’alerte pour informer l’Utilisateur sur le statut des documents déposés. Plus précisément, le Prestataire prévoie les avertissements suivants aux utilisateurs des Organisations déposantes : en cas d’enregistrement sur chantier avec un profil administratif pas en ordre, l’administrateur recevra un message notifiant la détection de présence ainsi que les documents expirés ou manquants ; en cas d’expiration d’un document, son statut passera en invalide automatiquement.

8. Responsabilité de l’Utilisateur

Chaque Utilisateur est seul responsable de l’utilisation qu’il fait de la Plateforme, mais aussi de l’utilisation qui en est faite depuis son compte. L’Utilisateur s’engage à utiliser les Services dans des conditions raisonnables et à ne pas entraver l’utilisation des autres Utilisateurs.

8.1. Obligations concernant les données enregistrées

Les informations et données renseignées par l’Utilisateur pour le fonctionnement de la Plateforme doivent être fournies de manière complète et véridique. Les informations doivent toujours être à jour afin de refléter au mieux la situation de l’Organisation et de l’Utilisateur, à date

8.2. Responsabilité de l’Utilisateur concernant les données et contenus déposés
L’Utilisateur est tenu de vérifier l’exactitude, l’exhaustivité et la validité des informations, données et contenus renseignés sur la Plateforme, en particulier les documents déposés. En utilisant la Plateforme, l’Utilisateur garantit aux autres Utilisateurs et au Prestataire que les documents déposés sont originaux, complets et valides au moment du dépôt. L’Utilisateur est seul responsable de tous les dommages subis par le Prestataire du fait du non-respect de ces conditions. Les contrôles effectués par le Prestataire conformément à l’article 7.2 ne libèrent ni ne limitent en aucune façon l’Utilisateur des responsabilités définies ci-dessus.

8.3. Obligation de coopérer

L’Utilisateur doit vérifier la date de validité et la mise à jour des documents déposés, ainsi que prendre connaissance des avertissements émis par le Prestataire. Chaque Utilisateur s’engage à signaler immédiatement au Prestataire toute erreur, omission ou anomalie constatée dans les documents remplis. L’Utilisateur peut contacter le Prestataire

Contact :
Email : support@traxxeo.com
Téléphone : +32 10 28 03 01

8.4. Obligation de déclaration

L’Utilisateur s’engage à informer immédiatement le Prestataire de toute perturbation dans l’utilisation de la Plateforme, par e-mail ou par téléphone, les perturbations signalées seront traitées par le Prestataire dans les plus brefs délais. Le temps nécessaire pour corriger le défaut dépend de la gravité du problème. L’Utilisateur peut contacter le Prestataire par téléphone ou par courriel :

Contact :
Email : support@traxxeo.com
Téléphone : +32 10 28 03 01

8.5. Obligations légales

En utilisant la Plateforme, chaque Utilisateur reconnaît avoir pleinement connaissance de ses obligations en ce qui concerne les dispositions relatives à la lutte contre le travail illégal, les conséquences civiles et pénales de toute violation de celles-ci, les conséquences de l’absence d’assurance obligatoire et, plus généralement, toutes les obligations légales qui lui sont applicables. L’utilisation des Services de la Plateforme ne dégage pas l’Utilisateur de sa responsabilité conformément aux dispositions légales qui lui sont applicables.

9. Disponibilité du Service

9.1. Equipements techniques

L’Utilisateur est responsable de la configuration de son équipement informatique et en particulier des paramètres de sécurité pour protéger son système contre les virus informatiques, vers informatiques, chevaux de Troie ou logiciels malveillants similaires.

9.2. Disponibilité de la Plateforme

L’accès à la Plateforme est possible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Le Prestataire s’engage sur un taux de disponibilité minimum de 90% (hors cas de maintenance prévue) du lundi au vendredi de 8H30 à 18H00 hors jours fériés. Les indisponibilités dues à des travaux de maintenance ainsi que les restrictions ou défaillances de la Plateforme dues à des circonstances indépendantes de la volonté du Prestataire (cas de force majeure, faute de tiers, perturbation des lignes de télécommunication, etc…), ne sauraient engagées la responsabilité de celui-ci. Le Prestataire fera tout ce qui est raisonnablement possible pour que ces interruptions soient aussi brèves que possible et se produisent de manière exceptionnelle. Dans la mesure du possible, les travaux d’entretien courant doivent être effectués en dehors des Heures d’ouverture principales de la Plateforme, telles que précisées précédemment. Le Prestataire mettra tout en œuvre pour prévenir à l’avance les Utilisateurs des travaux de maintenance dont la durée prévue est supérieure à 12 heures ouvrées.

9.3. Pouvoir d’apporter des modifications

Le Prestataire est autorisé à modifier la Plateforme, en particulier à procéder à d’autres développements techniques afin d’améliorer le fonctionnement global de la Plateforme et, plus particulièrement, la sécurité ou la stabilité du Service.

10. Droits d’utilisation

10.1. Octroi des droits

L’Utilisateur accorde au Prestataire un droit d’utilisation non-exclusif, temporellement et localement illimité sur les contenus déposés. Le Prestataire a le droit d’utiliser à tout moment tout ou partie du contenu dans le cadre de la réalisation de l’objectif de son Service et du Contrat. Le Prestataire a le droit d’afficher et de mettre à disposition des autres Utilisateurs les contenus postés sur la Plateforme. L’accès aux documents déposés par les Utilisateurs est accordé pour toute la durée de la mise en ligne et de l’archivage. L’Utilisateur autorise le Prestataire à partager tous les documents archivés pendant toute la période d’archivage avec les Utilisateurs connectés qui ont obtenu l’accès à ces documents.

10.2. Garantie de la propriété des droits

L’Utilisateur reconnaît qu’il est mesure d’utiliser sans restriction aucune les Services tels que décrits à l’article 8. Notamment, que son lien avec l’Abonné lui permet d’avoir une utilisation commune de la Plateforme. L’Utilisateur garantit que l’utilisation des contenus déposés sur la Plateforme n’est pas en violation des droits d’un tiers.

10.3. Autorisation d’utilisation

Le Prestataire autorise l’Utilisateur à utiliser la marque «MyLegalDocs» sur son propre site Internet et dans ses propres documents commerciaux afin d’attirer l’attention sur les moyens mis en œuvre pour satisfaire à ses obligations légales.

11. Responsabilité

11.1. Dispositions générales

Dans le cadre de l’exécution des Services, le Prestataire n’est lié que par une obligation générale de moyens. Le Prestataire n’est responsable que des dommages résultant d’une violation d’une obligation contractuelle essentielle. Les obligations contractuelles essentielles sont celles dont l’exécution est essentielle à la bonne exécution des présentes CGU et au respect desquelles le partenaire contractuel se fie et peut se fier régulièrement. Le Prestataire mettra en œuvre des moyens techniques sécurisés pour assurer la disponibilité des données sur la Plateforme, la confidentialité et les alertes. Aucune disposition de la présente convention n’a pour but d’exclure ou de limiter la responsabilité d’une partie en cas de décès ou de blessures corporelles, de fraude, de fausse déclaration frauduleuse ou de toute responsabilité qui ne peut être exclue ou limitée par la loi.

11.2. Responsabilité liée en fonction du montant

En cas de violation d’une obligation contractuelle essentielle, la responsabilité est toujours limitée à l’indemnisation des dommages prévisibles et typiques au moment de la conclusion du contrat, sauf en cas d’intention ou de négligence grave

11.3. Responsabilité liée aux documents déposés

Les données et les contenus, en particulier les documents, déposés par les Utilisateurs de la Plateforme sont exclusivement créés par eux ou demandés et obtenus par les Utilisateurs auprès de tiers. Les utilisateurs déposants sont seuls responsables de s’assurer que les données et contenus envoyés au Prestataire sont complets, exacts et valables. Le Prestataire n’assume aucune garantie ou responsabilité quant au contenu ou à l’exactitude du contenu et des données publiés sur la plate-forme. Le Fournisseur ne saurait en aucun cas être tenu responsable au regard du contenu, de l’exhaustivité, de la validité, de l’authenticité ou de l’exactitude des documents mis en ligne sur la Plateforme, comme du caractère complet ou cohérent des dossiers constitués sur celle-ci. Le Prestataire n’est pas mandaté pour valider le contenu des documents déposés, la responsabilité de celui-ci incombant au seul Utilisateur lorsqu’il dépose un document.

12. Conditions commerciales applicables

12.1. Durée

Les droits de l’Utilisateur entrent en vigueur pour l’Abonné à la suite de la souscription, pour son compte, d’un abonnement par l’Abonné, puis à compter de l’activation de son compte utilisateur. L’utilisation d’un abonnement payant est soumise à reconduction tacite.

12.2. Packs et prix

Essai gratuit : MyLegalDocs vous offre les 3 premiers mois d’utilisation de la plateforme. Après 3 mois, votre abonnement est reconduit tacitement, avec la possibilité de passer sur le plan Essentials gratuit limité à 1 chantier.

12.3. Dépassements

En cas de dépassement de l’utilisation contractualisée, la facturation sera adaptée au pack supérieur pour le restant de l’année contractualisée et pour le renouvellement de l’Abonnement. En cas de dépassement du nombre de clients ou travailleurs prévus dans le Pack Business, la facturation sera adaptée par palier de 25 travailleurs, soit 30 clients, soit 5 users de l’app mobile (sur base du dépassement le plus important) avec un prix par palier de 50€/mois.

12.4. Support, maintenance et formations

Support et maintenance des applications sont comprises dans les licences, avec un support de max 1h/mois pour les packs non Enterprise.
Support formation ou project management sont disponibles aux clients avec un prix par jour de 940€/jour.
Des supports de formation en ligne sont également disponibles.

12.5. Conformité des biens et services fournis
L’Utilisateur déclare avoir reçu de TRAXXEO toutes les informations lui permettant d’opérer son choix en toute connaissance de cause, notamment quant à l’adéquation entre ses besoins concrets et le logiciel ou le service TRAXXEO dont il a passé commande.
Il renonce par conséquent à introduire quelque recours que ce soit à charge de TRAXXEO dans l’hypothèse où il s’avérerait ultérieurement que le logiciel ou le service mis à sa disposition ne répondraient pas à ses exigences.

12.6. Modalités de paiement

Le client accepte de recevoir ses factures exclusivement sous format électronique.
Toute facture impayée à la date de son échéance est majorée de plein droit et sans mise en demeure préalable d’un intérêt au taux conventionnel dix pour cent ainsi que d’une indemnité forfaitaire équivalente à quinze pour cent du montant facturé, avec un minimum de cinquante euros.

13. Confidentialité et protection des données

Les Parties s’engagent à traiter les données enregistrées dans les finalités du Service proposé par la Plateforme. Le Prestataire traite les données personnelles des utilisateurs de manière confidentielle et conformément aux dispositions légales en matière de protection des données. Les Parties s’engagent à réserver l’accès aux données confidentielles aux seuls employés qui en ont besoin pour le fonctionnement de la Plateforme, à informer ces personnes du caractère confidentiel des renseignements avant leur communication, à garantir que ces personnes respectent la confidentialité et, à cet égard, à trouver tous les moyens nécessaires pour assurer la sécurité physique et l’intégrité des informations confidentielles. L’obligation de confidentialité continue de s’appliquer pendant une période de cinq (5) ans après la fin de la relation juridique entre les Parties. L’Utilisateur peut trouver une description plus complète de notre politique en matière de confidentialité et de protection des données dans notre Politique de confidentialité. Dans son objectif de promouvoir l’interopérabilité avec des solutions connexes (appel d’offres, contrat de sous-traitance, préqualification) TRAXXEO se réserve le droit de conclure des partenariats avec des sociétés tierces permettant le partage de certaines données de l’Utilisateur, notamment le statut et le contenu du dossier administratif. La liste des sociétés partenaires pourra être remise sur simple demande formulée par l’Utilisateur à TRAXXEO.

14. Dispositions juridiques finales

La nullité d’une des clauses contractuelles applicables entre TRAXXEO et l’Utilisateur n’affectera pas la validité des autres clauses. L’Utilisateur ne peut en aucun cas, sans l’accord écrit et préalable de TRAXXEO, céder en tout ou en partie, à un ou plusieurs tiers, les droits et obligations nés du contrat passé entre lui-même et TRAXXEO.
En cas de litige entre parties, le présent Contrat sera régi par les lois du pays de résidence de l’entité commercialisant la Plateforme, soit pour la Belgique TRAXXEO SA et pour la France et le Luxembourg Traxxeo SARL. Des procédures judiciaires pourront être engagées devant les tribunaux locaux selon ces mêmes critères